中小企業では、IT業務を専門に担当する従業員がいない場合が多く、経理担当者がその役割を兼務していることが一般的だ。しかし、経営者がそのような貴重な人材を正しく評価できていないことが多く、結果的に優秀な従業員が転職してしまうというリスクを抱えている。この記事では、経営者がどのように自社の人材を正しく評価し、適切なリスク管理を行うべきかを解説する。
経理担当者が兼務するIT業務の実態
経理担当者のITスキルとその評価
中小企業では、IT専任者がいないため、経理担当者がIT業務も兼務していることが多い。彼らは日常的にPCを使用し、Excelの関数やマクロ、さらにはVBA（Visual Basic for Applications）といった簡易プログラムを使って、経理業務の効率化を図っている。これにより、少ない人数でも業務が回っているが、経営者はこの努力をほとんど把握していない。
IT業務と経理の複雑化
経理担当者がIT業務を兼務することで、業務はますます複雑化している。経理業務とIT業務を同時にこなすため、個々の業務が高度化し、担当者は専門知識を自ら学び、効率化を図る。このようなスキルが評価されない場合、従業員は労働意欲を失いがちである。
自発的学習とその成果
経理担当者は業務の効率化を図るために、ExcelのVBAなどを独学で習得しているケースが多い。これにより、手作業で行っていた業務を自動化し、企業に多大な貢献をしている。経営者がこれらの成果を正当に評価しないと、従業員は評価されないと感じてしまう。
経営者の視野に入らない「隠れたスキル」
多くの中小企業では、経理担当者が経営の裏側で膨大な作業を効率化しているが、経営者がその実態を認識していないことが多い。担当者のITスキルや工夫が「見えないスキル」となっているため、適切な評価が行われず、担当者の貢献が軽視されることがある。
経営者の無理解がもたらすリスク
経理担当者のITスキルや工夫が評価されないことは、経営者にとって見過ごせないリスクとなる。スキルの高い従業員は、自分を評価してくれる職場を求めて転職する可能性が高い。特に、ExcelのVBAを使いこなせる人材は他の企業でも引く手数多であり、転職先に困ることは少ない。
退職による業務停滞リスク
経理担当者が退職すれば、その業務を引き継ぐ人がいなければ、業務が一時的に停滞するリスクがある。経理業務が属人化している場合、特にその影響は大きくなる。これは単に業務の引き継ぎが難しいだけでなく、企業の重要な資産であるデータやシステム管理が失われる可能性もある。
属人化の影響とその回避方法
属人化とは、特定の従業員に業務が依存している状況を指す。経理担当者の退職により業務知識やノウハウが失われると、組織は大きな損失を被ることになる。このリスクを回避するためには、経営者がITや業務改善の取り組みを適切に評価し、チーム全体で共有する仕組みを作ることが重要だ。
評価の欠如がもたらす転職の誘因
適切な評価がなされないと、従業員は自分の努力が報われないと感じ、転職を考える。優秀な人材が流出することは、企業にとって大きな損失である。特に、ITスキルを持つ経理担当者は、他の企業でも評価されやすいため、転職のハードルが低い。
IT人材を正しく評価するために必要な知見
IT業務の実態を把握する努力が必要
経営者は、自社のIT人材を正しく評価するために、IT業務がどのように行われているかを理解する必要がある。たとえ技術的な詳細を理解できなくても、どのような工夫があり、どのような成果がもたらされているかを把握することは、経営者の責務である。
IT業務と経営成果の関連性を把握する
IT業務の成果は、業務効率の向上やミスの削減、さらにはコスト削減に繋がることが多い。経営者は、こうした具体的な数値やデータを基に、従業員がどのように企業に貢献しているかを把握し、評価すべきだ。
成果の可視化を促進するツールの活用
IT業務の成果を明確にするためには、業務の可視化が重要だ。経理担当者が行った業務改善や効率化の結果を定量的に示すことで、経営者もその成果を理解しやすくなる。例えば、業務時間の短縮やミスの減少といった具体的な数字で評価を行うことが推奨される。
社内共有による透明性の確保
IT業務や業務改善の成果は、社内で共有されるべきだ。透明性を確保することで、他の従業員もその成果を認識し、学びの機会を得ることができる。結果として、組織全体の効率が向上し、経営者も客観的に評価できる材料が増える。
専門家の活用による適切な評価制度の構築
経営者がITに関する知識を持ち合わせていない場合でも、専門家の助けを借りることで、正しい評価制度を構築することが可能である。IT分野に精通した専門家を顧問や外部コンサルタントとして迎え入れることで、経理担当者の業務効率化の取り組みやITスキルを客観的に評価できるようになる。
コストを抑えてITを運用しているにも関わらず、専門家を採用することはコストが発生するのでは…そのような認識になるかもしれない。だが、コストを抑えているつもりになっているだけで現実的には無駄なIT投資をしていることは、中小企業においては決して少ない。適切な判断ができないために、ベンダーに勧められたものが最適だと認識し導入することもある。製品やサービスを販売することを目的としないITの専門家は、客観的な視点でIT投資の経済合理性の助言をしてくれることになる。ここで削減できるコストは、専門家へ依頼する費用を上回るケースもあるということを知っておいていただきたい。
IT顧問の導入によるリスク軽減
IT顧問を導入することで、経営者はIT業務の理解を深め、従業員の評価に役立てることができる。専門家の視点を取り入れることで、見落としていた人材の貢献が明らかになり、評価制度が整備される。
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外部コンサルタントによる第三者評価の重要性
外部のコンサルタントに依頼することで、従業員の貢献度を客観的に評価できるようになる。これにより、経営者が判断に迷うことなく、正しい評価を下すための材料を得られる。外部からの視点は、内部からは見えにくい課題を浮き彫りにし、組織の健全性を保つために役立つ。
定期的な評価制度の見直しと改善
IT業務やその他の業務に対する評価は、一度行ったら終わりではない。定期的に評価制度を見直し、業務の進化や変化に対応できるように改善を行うことが必要だ。これにより、従業員のモチベーションを維持し、企業の成長を促進する。
IT業務を含めた人事評価が企業のリスク管理に直結する
人材流出リスクとしてのITセキュリティ
IT業務を兼務している経理担当者の退職は、単なる人材流出リスクにとどまらず、企業にとって大きなITセキュリティリスクでもある。特定の従業員に業務が依存している場合、その人が退職することで、経理業務のノウハウやITシステムの管理が失われ、業務が停滞する可能性がある。
経理担当者の退職がセキュリティに与える影響
経理担当者の退職は、単に業務が滞るだけでなく、企業のデータ管理や情報セキュリティにも影響を及ぼす。例えば、退職者が持っていたパスワードやシステム管理の知識が失われることで、セキュリティホールが生まれる可能性がある。
セキュリティリスクを低減するためのマニュアル整備
属人化した業務を回避するためには、業務マニュアルの整備が不可欠である。経理担当者がいなくても、他の従業員が業務を引き継げるよう、システムやプロセスのマニュアル化を進めるべきだ。これにより、セキュリティリスクも低減される。
ITセキュリティの一環としての人材管理
人材管理はITセキュリティの一部として考えるべきだ。退職によるリスクを最小限に抑えるため、経営者は従業員の技術的スキルや業務内容を把握し、定期的なセキュリティチェックやバックアップ体制を整えることが重要である。従業員が働く環境を整えておくことは、セキュリティ対策が技術的なものだけではないことを示唆する事例などもある。信頼していた社員がいつの間にか…ということもある。
経営者の責任としての人事評価とIT化推進
IT業務を軽視せず、経理担当者のような重要な役割を担う従業員を正当に評価することは、経営者の重要な責任である。ITは単なるツールだが、その活用が業務効率や企業の成長に直結することを理解し、経営者自身が積極的にIT化を推進する姿勢を持つことが求められる。
経営者のITリテラシー向上が求められる理由
経営者がITを理解しないままでは、従業員の努力や貢献を正しく評価することは難しい。ITリテラシーを向上させることで、経営者自身がIT活用の意義を理解し、組織全体でIT化を進めることができるようになる。
IT化推進がもたらす競争力強化
IT化を進めることで、企業は業務効率化を図り、コスト削減や競争力強化につながる。ITを理解し、積極的に推進する姿勢を持つ経営者は、企業の成長を促進するリーダーシップを発揮できる。
IT業務の効率化と従業員のモチベーション維持
IT業務を適切に評価することで、従業員のモチベーションが向上し、企業全体の生産性も高まる。経営者は、IT業務が企業の成長にどのように貢献しているかを理解し、従業員が努力を続けられる環境を整えるべきだ。
まとめ
中小企業において、経理担当者などがIT業務を兼務している現実は、経営者にとって大きなリスク要因となりうる。経営者は、ITスキルを駆使して業務効率化に取り組む従業員を適切に評価しなければ、貴重な人材を失い、業務の停滞やセキュリティリスクを抱えることになる。
経営者は、自社の人材を正しく評価するために必要な知見を持つか、専門家の助けを借りて評価制度を構築するべきだ。IT業務を軽視せず、従業員の努力を正当に評価することで、人材流出リスクを防ぎ、企業の成長を支える環境を整えることが重要である。
最後までお付き合いいただきありがとうございます。
また、お会いしましょ。
